Le Company Secretary à Malte : Tout ce qu'il faut savoir

Introduction

Dans le monde des affaires actuel, la fonction de Company Secretary (secrétaire de la société) revêt une importance complexe et implique une multitude de responsabilités.

Le titre de « Company Secretary » ne doit surtout pas être confondu avec celui d'un secrétaire au sens traditionnel du terme. Il existe une idée reçue tenace selon laquelle ce rôle serait purement administratif : préparation des dossiers pour les réunions du conseil d'administration, présence passive, prise de notes et rédaction des procès-verbaux. De nos jours, ces tâches ne représentent probablement qu'une infime partie de ses attributions.

Loin de se limiter au travail de bureau, le poste de Company Secretary est d'une importance capitale – et croissante – pour une gouvernance d'entreprise efficace. Il convient davantage de le considérer comme l'officier administratif de la société, habilité par le droit maltais à exercer des fonctions et des responsabilités spécifiques.

Dans la première partie de cet article, nous présenterons le rôle du Company Secretary, son importance et le profil idéal pour ce poste. La seconde partie détaillera les compétences et les tâches quotidiennes inhérentes à cette fonction.

C'est en 1996 que l'obligation pour toute société, publique ou privée, de nommer un Company Secretary a été introduite pour la première fois dans le droit maltais via le Companies Act. Selon l'article 138 (3) de la loi : Il est du devoir des administrateurs (Directors) de la société de prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que le secrétaire de la société est une personne qui, à leur avis, possède les connaissances et l'expérience requises pour s'acquitter des fonctions de ce poste.

Cette exigence s'est traduite par des obligations de déclaration plus strictes et plus étendues pour les entreprises, qu'elles soient existantes ou nouvellement constituées. Cela a également conduit à l'établissement d'une longue liste de devoirs imposés à l'administrateur de la société, assortis de sanctions en cas de non-respect. Parallèlement, l'objectif est d'assurer un haut niveau de professionnalisme dans la prestation des services de secrétariat juridique.

Le Profil

Le Companies Act n'exige aucune qualification académique ou professionnelle spécifique pour devenir Company Secretary. Toutefois, il est difficile d'imaginer que les signataires de l'acte constitutif et des statuts (lors de la première nomination) ou les administrateurs (dans tous les autres cas) choisissent une personne au hasard pour ce poste. Le candidat proposé doit indubitablement posséder une compréhension suffisante des principes du droit des sociétés et de l'administration d'entreprise.

Plus précisément, le candidat doit connaître la nature et le contenu des statuts de la société, la répartition des pouvoirs entre l'assemblée générale et le conseil d'administration, les concepts d'actions et de transfert d'actions, les différents types de réunions et de résolutions, ainsi que le rôle du président, des directeurs généraux, des directeurs exécutifs et des autres personnes au sein de l'entreprise. Surtout, il doit maîtriser les diverses tâches qui lui incombent en vertu du Companies Act.

D'un point de vue pratique, le secrétaire de la société doit également comprendre le fonctionnement et la gestion des entreprises. Cela est directement lié à une expérience professionnelle personnelle qui doit être en adéquation avec l'ampleur des activités de l'entreprise.

La loi sur les sociétés prévoit par ailleurs certains critères d'exclusion pour l'accès et l'exercice de la fonction de Company Secretary. Une personne n'est pas apte à être nommée administrateur ou secrétaire d'une société si :

• Elle est interdite, incapable ou est un failli non réhabilité ;
• Elle a été condamnée pour un crime affectant la confiance publique, pour vol, escroquerie ou pour avoir sciemment reçu des biens obtenus par vol ou fraude ;
• Elle est mineure et non émancipée pour le commerce ;

ou

• Elle fait l'objet d'une interdiction professionnelle (...).

Le Companies Act stipule également qu'un administrateur unique ne peut pas cumuler sa fonction avec celle de Company Secretary.

Il convient de noter que la loi permet la nomination de plusieurs secrétaires pour une même société. Toutefois, cette solution ne s'avère utile que dans des cas exceptionnels. Si plusieurs personnes occupent ce poste, chacune d'elles est responsable individuellement, indépendamment de la répartition interne des tâches effectuée par les administrateurs.

Rôles et tâches quotidiennes du Company Secretary

Comme mentionné précédemment, le Company Secretary doit être considéré comme l'officier administratif de la société, mandaté par le droit maltais pour exercer des fonctions spécifiques. Cette section approfondit le rôle et les tâches quotidiennes, en se concentrant ici sur les aspects légaux.

Le secrétaire de la société agit souvent comme le point central garantissant l'ordre dans les affaires de l'entreprise. Ses tâches peuvent être classées en trois grandes catégories :

1. Fonctions et responsabilités découlant des dispositions légales ;
2. Fonctions et tâches liées aux réunions du conseil d'administration et aux assemblées générales ;
3. Autres fonctions et tâches diverses.

Pour apporter une valeur ajoutée au conseil d'administration, les secrétaires de société doivent également agir en tant que conseillers du conseil, experts en gouvernance d'entreprise et facilitateurs de la communication interne et externe.

Fonctions légales et responsabilités

Le Companies Act (« la Loi ») impose de nombreuses obligations au Company Secretary. La grande majorité d'entre elles sont de nature administrative et concernent la tenue des registres ainsi que le dépôt de rapports et autres documents auprès du Registre des Sociétés de Malte (le « MBR » ou « Registrar »).

Dans certains cas, la loi désigne explicitement le secrétaire, conjointement avec d'autres officiers, comme responsable de certaines fonctions. Dans d'autres cas, la loi impose des devoirs à la société sans mentionner spécifiquement le secrétaire ou d'autres dirigeants.

Selon l'article 150 de la Loi : Tout acte devant être accompli par une société en vertu d'une disposition de cette Loi est réputé devoir être accompli par les officiers de la société. Le secrétaire de la société fait indubitablement partie de ces officiers.

Cela ne signifie pas pour autant que toutes les obligations légales de l'entreprise incombent personnellement au secrétaire. Ce sont les administrateurs (Directors) qui sont investis des pouvoirs de gestion, et la répartition des tâches est une affaire interne entre les officiers (notamment entre les administrateurs et le secrétaire).

Les fonctions et responsabilités statutaires du Company Secretary peuvent être classées comme suit :

Tenue des registres légaux et des livres de procès-verbaux

La loi sur les sociétés exige que chaque entreprise tienne un registre de ses membres (actionnaires) et y inscrive un certain nombre de données personnelles les concernant.

Un autre registre obligatoire est celui des obligations (debentures). Par ailleurs, une société est tenue de conserver les procès-verbaux (minutes) des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales et de tenir des livres de procès-verbaux à cet effet. Ces tâches relèvent pratiquement toujours des devoirs du secrétaire. Celui-ci doit noter tout changement parmi les actionnaires enregistrés afin de maintenir les registres à jour.

Avec le règlement sur le Registre des Bénéficiaires Effectifs (Companies Act (Register of Beneficial Owners) Regulations - L.N. 374 de 2017, modifié par L.N. 184/2018), une obligation supplémentaire a été introduite : chaque société doit soumettre lors de son immatriculation une déclaration contenant les informations sur tous les bénéficiaires effectifs (UBO) de l'entreprise. En pratique, il est devenu crucial pour le secrétaire de recueillir ces données et de maintenir le registre des bénéficiaires effectifs précis et à jour en permanence.

Comme ces obligations de tenue de registres incombent à la société elle-même, la responsabilité de leur respect repose in fine sur ses officiers – y compris le secrétaire.

Préparation et dépôt de déclarations et documents

Le Companies Act prescrit une série de déclarations et de documents qui doivent être préparés et déposés auprès du Malta Business Register (MBR). Ces tâches sont généralement déléguées au secrétaire, qui assure la liaison avec le Registre. Cela accroît considérablement sa responsabilité.

Les dépôts les plus courants effectués par les secrétaires auprès du MBR incluent notamment :

• Avis de transfert ou de transmission d'actions
• Avis de changement de bénéficiaire effectif
• Modifications de l'acte constitutif ou des statuts
• Changements parmi les officiers et les personnes habilitées à représenter la société
• Nomination et révocation des auditeurs
• Rapport annuel (Annual Return)
• Avis de dissolution

Certification de documents

Le Companies Act autorise les administrateurs et autres officiers mandatés, mais aussi le secrétaire de la société, à signer un document ou une procédure nécessitant une certification par la société. La loi stipule également que tous les documents présentés au Registrar doivent être certifiés de cette manière.

Émission de certificats d'actions

Chaque société est tenue de remettre les certificats de toutes les actions, obligations ou titres attribués, transférés ou transmis causa mortis aux personnes y ayant droit. Cette remise doit s'effectuer dans les deux mois suivant l'attribution ou l'enregistrement du transfert, et dans le mois suivant l'enregistrement d'une transmission causa mortis, sauf disposition contraire dans les conditions d'émission. (Article 120(1) du Companies Act.)

En pratique, c'est le Company Secretary qui prépare les certificats d'actions, coordonne le processus de signature et de remise, et conserve souvent les documents.

Assistance lors des inspections

Dans certaines conditions définies par la loi, le Registrar peut nommer un ou plusieurs inspecteurs pour enquêter sur les affaires d'une entreprise et en faire rapport. Il devient alors du devoir de tous les officiers de la société, y compris le secrétaire :

• de produire aux inspecteurs tous les comptes, livres comptables et documents relatifs à la société ;
• de comparaître devant les inspecteurs s'ils en sont requis ; et
• de fournir aux inspecteurs toute l'assistance qu'ils sont raisonnablement en mesure de donner dans le cadre de l'enquête.

Tout officier qui refuse de produire un livre ou un document qu'il est tenu de présenter, ou qui refuse de répondre à une question posée concernant les affaires de la société, se rend coupable d'une infraction pénale.

Le Registrar lui-même dispose de certains pouvoirs et devoirs d'enquête en vertu de la loi. Dans ce contexte, le Malta Business Register peut exiger d'un certain nombre de personnes, y compris le secrétaire, de produire divers documents et de fournir des explications à leur sujet.

Cette responsabilité du secrétaire, en tant qu'officier de la société, est renforcée par une série de sanctions pour des infractions telles que la non-divulgation d'informations, la destruction, l'altération, la mutilation ou la falsification de documents, la fourniture d'informations ou de déclarations fausses sur un point matériel, et l'entrave au droit de perquisition.

À suivre.

Avertissement : L'article ci-dessus est basé uniquement sur des recherches indépendantes effectuées par Dr. Werner & Partners et ne saurait constituer un avis juridique. Si vous souhaitez rencontrer l'un de nos représentants pour obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à prendre rendez-vous avec nous.