Horst WickinghoffInleiding
De functie van Company Secretary heeft geen eenduidige definitie, maar omvat een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden.
De Company Secretary – in het Nederlands soms vertaald als vennootschapssecretaris – mag absoluut niet verward worden met een 'secretaresse' in de traditionele zin. Er bestaat vaak het misverstand dat de rol puur administratief is: het voorbereiden en verspreiden van stukken voor bestuursvergaderingen, passief deelnemen, notuleren en verslagen uitwerken. Tegenwoordig is dit echter slechts het topje van de ijsberg.
In plaats van louter kantoorwerk is de functie van cruciaal – en toenemend – belang voor effectieve corporate governance. De Company Secretary moet eerder worden gezien als de administratieve bewaker van de vennootschap, die volgens het Maltese recht bevoegd is om specifieke functies en verantwoordelijkheden uit te oefenen.
In het eerste deel van dit artikel bespreken we de betekenis van de rol en het gewenste profiel van de kandidaat. In het tweede deel gaan we dieper in op de bevoegdheden en dagelijkse taken.
In 1996 werd in de Maltese wetgeving (de Companies Act) voor het eerst de verplichting opgenomen voor elk bedrijf – publiek of privaat – om een Company Secretary aan te stellen. Artikel 138 lid (3) van de wet stelt: Het is de plicht van de bestuurders (Directors) om alle redelijke maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de Company Secretary iemand is die naar hun mening over de vereiste kennis en ervaring beschikt om de taken van het ambt te vervullen.
Deze eis bracht strengere en uitgebreidere rapportageverplichtingen met zich mee voor zowel bestaande als nieuwe ondernemingen. Dit resulteerde in een lange lijst van plichten voor de functionaris, waarbij sancties dreigen bij niet-naleving. Tegelijkertijd wordt gestreefd naar een hoog niveau van professionaliteit in de dienstverlening aan vennootschappen.
Het Profiel
De Companies Act stelt geen specifieke academische of beroepsmatige eisen aan een Company Secretary. Toch is het ondenkbaar dat de oprichters (bij de eerste benoeming) of de bestuurders (in alle andere gevallen) zomaar iemand kiezen. De kandidaat moet ongetwijfeld beschikken over voldoende inzicht in het vennootschapsrecht en administratieve processen.
Concreet moet de kandidaat bekend zijn met de aard en inhoud van de statuten (Articles of Association), de bevoegdheidsverdeling tussen de Algemene Vergadering en het bestuur, de werking van aandelen en aandelenoverdrachten, de verschillende soorten vergaderingen en besluiten, en de rol van de voorzitter, de bestuurders en andere functionarissen binnen de vennootschap. Bovenal moet hij of zij de diverse taken beheersen die de Companies Act voorschrijft.
Vanuit praktisch oogpunt moet de Company Secretary ook begrijpen hoe bedrijven functioneren en worden bestuurd. Dit vereist persoonlijke werkervaring die past bij de omvang en complexiteit van de bedrijfsactiviteiten.
De wet bevat daarnaast enkele uitsluitingsgronden. Iemand is niet geschikt om benoemd te worden tot bestuurder of Company Secretary indien:
- Hij of zij onder curatele staat of handelingsonbekwaam is;
- Hij of zij veroordeeld is voor een misdrijf dat het publieke vertrouwen schaadt, diefstal, fraude, of het bewust aannemen van door misdrijf verkregen goederen;
- Hij of zij minderjarig is en niet voor de handel meerderjarig is verklaard;
of
- Er een beroepsverbod tegen hem of haar is uitgevaardigd.
De Companies Act bepaalt ook dat een 'sole director' (enig bestuurder) niet tegelijkertijd Company Secretary kan zijn.
Het is ook het vermelden waard dat er volgens de wet meer dan één Company Secretary kan worden aangesteld. In de praktijk is dit echter zelden nuttig. Als meerdere personen de functie bekleden, is ieder van hen onafhankelijk aansprakelijk, ongeacht de interne taakverdeling die de bestuurders hebben gemaakt.
Rollen en dagelijkse taken van de Company Secretary
Zoals in deel I vermeld, fungeert de Company Secretary als de administratieve officier van de vennootschap. In dit tweede deel kijken we naar de specifieke taken, die we hier focussen op de wettelijke verplichtingen.
De Company Secretary dient als centraal punt om orde te scheppen in de zaken van een onderneming. De taken kunnen grofweg in drie groepen worden verdeeld:
- Functies en verantwoordelijkheden voortvloeiend uit de wet;
- Taken rondom bestuursvergaderingen en aandeelhoudersvergaderingen;
- Overige functies.
Om echt waarde toe te voegen, fungeren goede Company Secretaries ook als adviseur van het bestuur, specialisten in corporate governance en als communicatieschakel voor het bestuur, zowel intern als extern.
Wettelijke functies en verantwoordelijkheden
De Companies Act legt de Company Secretary talrijke plichten op. De overgrote meerderheid is administratief van aard en heeft betrekking op het bijhouden van registers en het indienen van rapporten en documenten bij het Maltese handelsregister (Malta Business Registry of "MBR").
Soms wijst de wet de Company Secretary specifiek aan als verantwoordelijke. In andere gevallen legt de wet de plicht bij 'de vennootschap', zonder specifiek naar de secretaris te verwijzen.
Volgens Artikel 150 van de wet geldt: Alles wat een vennootschap moet doen volgens deze wet, wordt geacht ook te moeten worden gedaan door de functionarissen ('officers') van de vennootschap. Tot deze functionarissen behoort zonder twijfel de Company Secretary.
Dit betekent echter niet dat de Company Secretary automatisch verantwoordelijk is voor álle wettelijke plichten. Het zijn de bestuurders (Directors) die de leiding hebben, en het is een interne aangelegenheid (tussen bestuur en secretaris) hoe de taken worden verdeeld.
De wettelijke taken van de Company Secretary kunnen als volgt worden ingedeeld:
- Bijhouden van wettelijke registers en notulenboeken
De wet schrijft voor dat elke onderneming een register van haar leden (aandeelhouders) bijhoudt met daarin specifieke persoonsgegevens.
Een ander verplicht register is het register van obligaties (indien van toepassing). Daarnaast moet een bedrijf notulen van bestuurs- en algemene vergaderingen bijhouden in daarvoor bestemde notulenboeken. Dit behoort tot de kerntaken van elke Company Secretary. Ook moet elke wijziging in het aandeelhouderschap direct worden verwerkt om de registers actueel te houden.
Met de Companies Act (Register of Beneficial Owners) Regulations is een extra verplichting ingevoerd: het registreren en actueel houden van informatie over alle Uiteindelijk Belanghebbenden (UBO's). In de praktijk is het de cruciale taak van de secretaris om deze UBO-gegevens te verzamelen en te zorgen dat het UBO-register altijd correct is.
Aangezien deze verplichtingen bij de vennootschap zelf liggen, ligt de verantwoordelijkheid voor naleving uiteindelijk bij de functionarissen – inclusief de Company Secretary.
- Opstellen en indienen van verklaringen en documenten
De Companies Act vereist diverse verklaringen en documenten die moeten worden voorbereid en ingediend bij het MBR. Deze taken worden standaard gedelegeerd aan de Company Secretary, die fungeert als contactpersoon richting het register. Dit vergroot zijn of haar verantwoordelijkheid aanzienlijk.
De meest voorkomende indieningen bij het MBR door de Company Secretary zijn:
- Kennisgevingen van aandelenoverdracht
- Wijzigingen in UBO-informatie
- Wijzigingen in de statuten (Memorandum & Articles of Association)
- Wijzigingen in functionarissen (bestuurders/secretaris) en vertegenwoordigingsbevoegdheid
- Benoeming en ontslag van de accountant (auditor)
- Jaarlijkse opgave (Annual Return)
- Kennisgeving van ontbinding
- Waarmerken van documenten
De Companies Act bevoegd de bestuurders en andere functionarissen, waaronder de Company Secretary, om documenten te ondertekenen of procedures te waarmerken die een officiële bedrijfsstempel vereisen. De wet schrijft voor dat documenten die aan de Registrator worden voorgelegd, op deze wijze gewaarmerkt moeten zijn.
- Uitgifte van aandeelcertificaten
Elke vennootschap is verplicht om aandeelcertificaten uit te reiken binnen twee maanden na toewijzing van aandelen, of binnen twee maanden na registratie van een aandelenoverdracht. (Artikel 120(1) van de Companies Act).
In de praktijk is het de Company Secretary die deze certificaten voorbereidt, het ondertekeningsproces coördineert en zorgt voor de uitgifte of bewaring ervan.
- Ondersteuning bij inspecties
Onder bepaalde wettelijke voorwaarden kan de Registrator inspecteurs benoemen om de zaken van een onderneming te onderzoeken. Het is dan de plicht van alle functionarissen, inclusief de Company Secretary, om:
- alle boeken, rekeningen en documenten van de vennootschap te overleggen;
- voor de inspecteurs te verschijnen indien opgeroepen;
- alle redelijke ondersteuning te verlenen bij het onderzoek.
Elke functionaris die weigert mee te werken of vragen te beantwoorden, maakt zich schuldig aan een strafbaar feit.
De Registrator zelf heeft ook bevoegdheden om documenten op te vragen. In dit kader kan het Malta Business Registry de Company Secretary verzoeken om documenten te overleggen en toelichting te geven.
Deze verantwoordelijkheid wordt kracht bijgezet door diverse strafmaatregelen voor overtredingen zoals het niet verstrekken van informatie, het vernietigen of vervalsen van documenten, of het afleggen van valse verklaringen.
Wordt vervolgd.
Disclaimer: Het bovenstaande artikel is gebaseerd op onafhankelijk onderzoek door Dr. Werner & Partners en vormt geen juridisch advies. Als u een van onze vertegenwoordigers wilt spreken voor meer informatie, maak dan gerust een afspraak met ons.
