De bedrijfssecretaris – Alles wat u erover moet weten

Inleiding

In de moderne wereld heeft de functie van bedrijfssecretaris geen eenduidige betekenis en omvat het een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. De bedrijfssecretaris, ongeacht de specifieke benaming, kan niet worden geassocieerd met een “secretaris” in de traditionele zin. Er bestaat vaak het misverstand dat de rol van de bedrijfssecretaris puur administratief is, dat wil zeggen, hij/zij bereidt en distribueert de documenten voor bestuursvergaderingen en neemt daar slechts passief aan deel, maakt aantekeningen over het verloop van de vergadering en stelt vervolgens een verslag op. Tegenwoordig is dit echter waarschijnlijk

het kleinste deel van de taken van een secretaris.

In plaats van puur kantoorwerk, is de functie van de bedrijfssecretaris cruciaal – en nog steeds toenemend – voor effectief bedrijfsbeheer en moet eerder worden gezien als de administratieve officier van het bedrijf, die volgens Maltees recht bevoegd is om bepaalde functies en verantwoordelijkheden uit te oefenen. In het eerste deel van het artikel wordt de rol van de bedrijfssecretaris gepresenteerd, met zijn belang en het gewenste kandidaatprofiel voor deze positie. In het tweede deel worden de verantwoordelijkheden en dagelijkse taken van de bedrijfssecretaris in detail besproken. In 1996 werd voor het eerst in de Maltese wetgeving de verplichting voor elk bedrijf, zowel publiek als privé, om een bedrijfssecretaris aan te stellen, opgenomen in de Companies Act. Volgens artikel 138, sectie (3) van de wet: Het is de plicht van de directeuren van het bedrijf om alle redelijke maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de bedrijfssecretaris een persoon is die, naar hun mening, over de nodige kennis en ervaring beschikt om de taken van de bedrijfssecretaris uit te voeren. Deze vereiste betekende strengere en uitgebreidere indieningsverplichtingen voor bestaande en nieuw opgerichte bedrijven. Dit leidde ook tot een lange lijst van plichten die aan de bedrijfsbeheerder werden opgelegd en waaraan, bij niet-naleving, sancties verbonden zijn. Tegelijkertijd wordt een hoog niveau van professionaliteit nagestreefd bij het verlenen van secretariële diensten aan bedrijven.

Het Profiel

De Companies Act vereist geen academische of professionele kwalificatie voor een bedrijfssecretaris. Desondanks is het moeilijk voor te stellen dat de ondertekenaars van de oprichtingsakte en de statuten – in het geval van de eerste benoeming van een bedrijfssecretaris – en de directeuren in alle andere gevallen – een willekeurig persoon voor deze positie hebben gekozen. De voorgestelde persoon moet ongetwijfeld een voldoende begrip hebben van de principes van vennootschapsrecht en administratie.

In het bijzonder zou de kandidaat bekend moeten zijn met de aard en inhoud van de statuten van het bedrijf,, de verdeling van bevoegdheden tussen de algemene vergadering en het bestuur, het concept van aandelen en de overdracht van aandelen,de verschillende soorten vergaderingen en besluiten, evenals de Rol van de voorzitter, de CEO, de uitvoerende directeuren en andere personen binnen het bedrijf. Maar bovenal moet hij/zij de verschillende taken beheersen die hem/haar volgens de Companies Act zijn opgelegd.

Vanuit praktisch oogpunt moet de bedrijfssecretaris ook begrijpen hoe bedrijven functioneren en beheerd worden. Dit is direct gerelateerd aan persoonlijke beroepservaring die passend moet zijn bij de omvang van de bedrijfsactiviteiten. Daarnaast bevat de vennootschapswet enkele uitsluitingscriteria voor de benoeming en uitoefening van het ambt van bedrijfssecretaris (…) Een persoon is niet geschikt voor benoeming als directeur van een vennootschap of als bedrijfssecretaris indien:

• Hij onder curatele staat of handelingsonbekwaam is of een niet-ontlaste curator in een faillissement;
• hij veroordeeld is wegens een misdrijf dat het openbaar vertrouwen schaadt, of wegens diefstal of fraude, of wegens het bewust accepteren van door diefstal of fraude verkregen goederen;
• Hij een minderjarige is die niet voor de handel is geëmancipeerd;

of

• tegen hem een beroepsverbod is uitgesproken (…)”

De Companies Act bepaalt ook dat een enige directeur niet tegelijkertijd bedrijfssecretaris kan zijn. Het is ook vermeldenswaard dat volgens de Companies Act meer dan één bedrijfsbeheerder kan worden benoemd. Deze oplossing blijkt echter alleen nuttig in uitzonderlijke gevallen. Wanneer meer dan één persoon het ambt van bedrijfssecretaris bekleedt, is ieder van hen onafhankelijk aansprakelijk, ongeacht de interne taakverdeling die door de directeuren is gemaakt.

Rollen en de dagelijkse taken van de bedrijfssecretaris

Zoals vermeld in deel I van het artikel, moet het ambt van bedrijfssecretaris worden beschreven als de administratieve officier van het bedrijf, die volgens Maltees recht bevoegd is om bepaalde functies en verantwoordelijkheden uit te oefenen. In dit deel II zullen de rol en de dagelijkse taken van de secretaris nader worden belicht, die zich in dit geval richten op de eerste categorie. De bedrijfssecretaris kan dienen als het centrale aanspreekpunt voor het scheppen van orde in de zaken van een bedrijf. Zijn taken kunnen grofweg worden ingedeeld in drie hoofdgroepen:

1. Functies en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit wettelijke bepalingen;
2. Functies en taken met betrekking tot bestuurs- en algemene vergaderingen;
3. Overige functies en taken.

Om meerwaarde te creëren voor het bestuur van het bedrijf waarvoor ze werken, zouden bedrijfssecretarissen ook moeten fungeren als adviseurs van het bestuur, als experts in bedrijfsbeheer en als communicatoren voor het bestuur naar binnen en naar buiten.

Juridische functies en verantwoordelijkheden van de bedrijfssecretaris

De Companies Act (“de Act”) legt de bedrijfssecretaris talrijke plichten op. De meerderheid hiervan is meestal van administratieve aard en heeft betrekking op het bijhouden van registers en het indienen van rapporten en andere documenten bij het Maltese bedrijfsregister (“MBR” en “Registrar”). Er zijn gevallen waarin de wet de bedrijfssecretaris, samen met andere functionarissen, expliciet als verantwoordelijk aanwijst voor bepaalde functies. Er zijn echter ook gevallen waarin de wet de vennootschap verplichtingen oplegt zonder specifiek te verwijzen naar de bedrijfssecretaris of andere functionarissen. Volgens artikel 150 van de wet: Alles wat door een vennootschap volgens een bepaling van deze wet moet worden gedaan, wordt ook geacht te worden gedaan door de leidinggevenden van de vennootschap. Tot de leidinggevenden behoort ongetwijfeld ook de secretaris van de vennootschap. Dit kan echter niet zo worden geïnterpreteerd alsof alle wettelijke plichten van de vennootschap ook op de bedrijfssecretaris rusten. Het zijn de directeuren die belast zijn met de uitoefening van de bestuursbevoegdheden, en het is een interne aangelegenheid tussen de leidinggevenden (in het bijzonder tussen de directeuren en de secretaris van de vennootschap) hoe de taken worden toegewezen en verdeeld.

De statutaire functies en verantwoordelijkheden van de bedrijfssecretaris kunnen als volgt worden ingedeeld:

• Bijhouden van de wettelijk voorgeschreven registers en notulenboeken

Het vennootschapsrecht schrijft voor dat elk bedrijf een register van zijn leden bijhoudt en daarin een bepaald aantal persoonlijke gegevens van de betrokkenen invoert. Een ander verplicht bedrijfsregister is het register van obligaties. Daarnaast is een bedrijf ook verplicht om notulen van bestuurs- en algemene vergaderingen bij te houden en hiervoor notulenboeken aan te leggen. De besproken taken behoren praktisch tot de verantwoordelijkheden van elke bedrijfssecretaris. De bedrijfssecretaris moet elke wijziging bij de geregistreerde aandeelhouders noteren om de registers up-to-date te houden. Met de Companies Act (Register of Beneficial Owners) Regulations (L.N. 374 van 2017, gewijzigd door L.N. 184/2018) werd een verdere verplichting voor elk bedrijf ingevoerd om bij registratie een verklaring af te geven die informatie bevat over alle uiteindelijke eigenaren van het bedrijf.

In de praktijk is het een cruciale taak van de secretaris van het bedrijf geworden om de gegevens in een register van uiteindelijke eigenaren te verzamelen en te allen tijde adequaat, correct en up-to-date te houden. Aangezien de genoemde verplichtingen met betrekking tot het bijhouden van administratie en het register van uiteindelijke eigenaren aan de vennootschap zelf worden opgelegd, ligt de verantwoordelijkheid voor de naleving van deze verplichtingen uiteindelijk bij haar le

• Opstellen en indienen van verklaringen en documenten

De vennootschapswet schrijft een aantal verklaringen en andere documenten voor die voorbereid en ingediend moeten worden bij het Maltese bedrijfsregister. Deze taken worden doorgaans gedelegeerd aan de bedrijfssecretaris, die in dit opzicht in contact staat met het register. Dit maakt zijn verantwoordelijkheid zeker nog groter. De meest voorkomende indieningen bij het MBR, gedaan door bedrijfssecretarissen, omvatten in het bijzonder:

• Kennisgevingen betreffende de overdracht of toewijzing van aandelen
• Mededelingen over wijzigingen in het economisch eigendom
• Wijzigingen in de vennootschapsakte of de statuten
• Wijzigingen in het bestuur en personen met vertegenwoordigingsbevoegdheid
• Benoeming en ontslag van de accountant
• Jaarverslag
• Aankondiging van ontbinding

• Legaliseren van documenten

De Companies Act machtigt directeuren en andere bevoegde functionarissen, maar ook de bedrijfssecretaris, om een document of procedure te ondertekenen die de legalisatie door een bedrijf vereist. De wet schrijft bovendien voor dat alle documenten die aan de registerbeheerder worden voorgelegd, op deze manier moeten worden gelegaliseerd.

• Uitgifte van aandelenbewijzen

Elk bedrijf is verplicht om binnen twee maanden na de toewijzing van haar aandelen of obligaties, en binnen twee maanden na de dag waarop een overdracht van dergelijke aandelen of obligaties bij het bedrijf wordt geregistreerd, en binnen een maand na de dag waarop dergelijke aandelen of obligaties die causa mortis zijn overgedragen, op naam van de persoon die gerechtigd is om als hun houder geregistreerd te worden, de certificaten van alle aandelen, obligaties of schuldbewijzen die zijn toegewezen, overgedragen of causa mortis zijn overgedragen, uit te reiken aan de gerechtigde personen, tenzij de uitgiftevoorwaarden van de aandelen of schuldbewijzen anders bepalen. (Artikel 120(1) van de Companies Act.) In de praktijk is het de bedrijfssecretaris die de aandelenbewijzen voorbereidt en het proces van ondertekening en uitreiking coördineert, maar vaak ook de documenten bewaart.

• Ondersteuning bij inspecties

Onder bepaalde, in de wet vastgelegde omstandigheden, kan de registerbeheerder één of meer inspecteurs aanstellen om de zaken van een bedrijf te onderzoeken en hierover te rapporteren. En het wordt de plicht van alle functionarissen, inclusief de bedrijfssecretaris, van het bedrijf:

• de inspecteurs alle rekeningen, boekhoudkundige documenten en documenten die betrekking hebben op het bedrijf, te overleggen;
• voor de inspecteurs te verschijnen wanneer zij daartoe worden verzocht, en
• de inspecteurs alle redelijke assistentie te verlenen in verband met het onderzoek die zij kunnen bieden.

Elke functionaris die weigert een boek of document voor te leggen waar hij toe verplicht is, of die weigert een vraag te beantwoorden die hem gesteld wordt met betrekking tot de zaken van het bedrijf, maakt zich schuldig aan een misdrijf. De registerbeheerder zelf heeft volgens de vennootschapswet bepaalde bevoegdheden en verplichtingen met betrekking tot het onderzoeken van de zaken van een bedrijf. In dit verband kan het Maltese bedrijfsregister een aantal personen, inclusief de bedrijfssecretaris, verzoeken verschillende documenten te overleggen en verklaringen daarover af te leggen. Deze verantwoordelijkheid van de bedrijfssecretaris als een van de leidinggevenden wordt ondersteund door een reeks straffen voor overtredingen zoals het niet voorleggen van informatie, het vernietigen, wijzigen, verminken of vervalsen van documenten, het verstrekken van informatie, verklaringen of gegevens die in een wezenlijk opzicht onjuist zijn, en het belemmeren van het recht op onderzoek.

Vervolg.

Disclaimer: Het bovenstaande artikel is gebaseerd op onafhankelijk onderzoek door Dr. Werner en Partner en kan niet worden beschouwd als juridisch advies. Als u een afspraak wilt maken met een van onze vertegenwoordigers voor meer informatie, neem dan contact met ons op.