Susan MeierDie Führung von Mitarbeitern – insbesondere im Hinblick auf Verhalten und Leistung – gehört zu den Kernaufgaben jedes Unternehmens. Kommt es zu Fehlverhalten, mangelhafter Leistung oder unprofessionellem Auftreten, sprechen Arbeitgeber in der Regel zunächst eine Abmahnung aus, bevor sie zu schärferen Mitteln wie der Kündigung greifen. Die maltesische Rechtsprechung erkennt sowohl schriftliche als auch mündliche Abmahnungen an. Mündliche Abmahnungen sind dabei grundsätzlich wirksam – in der Praxis aber schwer zu beweisen, vor allem wenn es später zum Streit kommt.
Streitigkeiten um eine vermeintlich ungerechtfertigte Kündigung werden in Malta in der Regel vor dem Industrial Tribunal verhandelt. Das Tribunal prüft, ob der Arbeitgeber einen guten und ausreichenden Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hatte – wie es Artikel 36(14) des Employment and Industrial Relations Act (Chapter 452 of the Laws of Malta) vorsieht. Dabei würdigt es die Gesamtumstände der Kündigung und prüft unter anderem, ob der Arbeitnehmer zuvor wegen seines Verhaltens oder seiner Leistung abgemahnt worden war. Hinzu kommen weitere Aspekte wie die bisherige Arbeitsleistung, Beförderungen, Boni oder andere Anhaltspunkte für die Leistung des Arbeitnehmers vor der Kündigung.
Sind mündliche Abmahnungen nach maltesischem Recht rechtswirksam?
Grundsätzlich sind mündliche Abmahnungen rechtswirksam und werden auch vor Gericht berücksichtigt. Allein lassen sie sich aber nur schwer nachweisen. Anders als schriftliche Abmahnungen werden mündliche Abmahnungen oft nirgends dokumentiert. Im Streitfall – etwa bei einem Kündigungsverfahren – fällt es Arbeitgebern dann schwer zu belegen, dass eine Abmahnung tatsächlich erfolgt ist.
Ein Blick in die Entscheidungen des Industrial Tribunal und des Court of Appeal zeigt, wie die maltesischen Gerichte mit mündlichen Abmahnungen in der Praxis umgehen.
Wie gehen die Gerichte mit mündlichen Abmahnungen um?
Bei der Beurteilung von Disziplinarverfahren legen das Industrial Tribunal und die maltesischen Gerichte großes Gewicht auf Beweise und eine ordentliche Dokumentation. Geprüft wird vor allem, ob der Arbeitgeber ein faires und strukturiertes Disziplinarverfahren eingehalten hat und ob der Arbeitnehmer klar erfahren hat, was ihm vorgeworfen wird.
In einem Verfahren verwies das Tribunal auf den Arbeitsrechtler Norman Selwyn. Dieser weist darauf hin, dass Arbeitgeber, die Abmahnungen nicht entsprechend dem vereinbarten Disziplinarverfahren aussprechen, in Kündigungsverfahren leicht in Beweisnot geraten. In vielen Unternehmen verläuft das Disziplinarverfahren in Stufen: zunächst eine mündliche Abmahnung, dann eine erste schriftliche Abmahnung und schließlich eine letzte schriftliche Abmahnung, bevor weitergehende Maßnahmen ergriffen werden.
In einem anderen Fall konnte der Court of Appeal nicht feststellen, ob mündliche Abmahnungen überhaupt erfolgt waren – es gab weder Dokumentation noch Zeugen, die das hätten bestätigen können. Das Gericht betonte deshalb, wie wichtig eine ordentliche Dokumentation disziplinarischer Maßnahmen ist. Auch eine mündliche Abmahnung sollte schriftlich festgehalten werden – etwa durch eine kurze E-Mail an den Arbeitnehmer und die Personalabteilung.
In einer weiteren Entscheidung bekam der Arbeitnehmer recht: Der Arbeitgeber konnte weder Anzahl noch Zeitpunkt oder Inhalt der angeblich ausgesprochenen mündlichen Abmahnungen konkret benennen. Zwar schloss das Gericht nicht aus, dass es solche Abmahnungen gegeben hatte – die Schwere der Abmahnungen ließ sich aber nicht einschätzen, weshalb sie bei der Verhältnismäßigkeitsprüfung außer Betracht bleiben mussten.
Auch in anderen Verfahren hat das Tribunal entschieden, dass pauschale und unsubstantiierte Behauptungen über mündliche Abmahnungen eine Kündigung nicht tragen – jedenfalls nicht, wenn unklar bleibt, was genau gesagt wurde, wie oft und wie schwerwiegend.
Warum ist die Dokumentation so wichtig?
Eine ordentliche Dokumentation ist das Rückgrat jedes fairen und transparenten Disziplinarverfahrens. Eine schriftliche Abmahnung hält klar fest, was beanstandet wird, wann die Abmahnung erfolgt und was vom Arbeitnehmer künftig erwartet wird. Kommt es später zu Meinungsverschiedenheiten, lässt sich der Ablauf so zuverlässig nachvollziehen.
Aus diesem Grund sollten idealerweise auch informelle mündliche Abmahnungen dokumentiert werden. Aufwendig muss diese Dokumentation nicht sein: Schon eine kurze E-Mail zur Bestätigung oder eine vom Arbeitnehmer abgezeichnete Notiz kann als wertvolles Beweismittel dienen.
Eine sorgfältige Dokumentation schützt nicht nur den Arbeitgeber bei einem Rechtsstreit – sie sorgt zugleich dafür, dass der Arbeitnehmer genau weiß, was beanstandet wird. So entsteht Transparenz und Klarheit auf beiden Seiten. Ohne entsprechende Aufzeichnungen entstehen schnell Streitigkeiten darüber, was tatsächlich gesagt wurde, wann die Abmahnung erfolgt ist und wie schwerwiegend sie war.
Best Practices für Arbeitgeber
Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Arbeitgeber klare Disziplinarverfahren etablieren und Abmahnungen sauber dokumentieren. In der Praxis bewährt haben sich dabei folgende Schritte:
• Halten Sie jede Abmahnung schriftlich fest – auch dann, wenn sie zunächst mündlich erfolgt.
• Notieren Sie Datum und Anlass sowie alle Anweisungen und Erwartungen, die Sie dem Arbeitnehmer mitgeteilt haben.
• Bitten Sie den Arbeitnehmer nach Möglichkeit, die Abmahnung schriftlich zu bestätigen.
• Wenden Sie das Disziplinarverfahren im gesamten Unternehmen einheitlich an.
Wer diese Empfehlungen beherzigt, schafft ein klareres und besser strukturiertes Disziplinarverfahren – das beugt Missverständnissen vor und senkt das Risiko späterer Streitigkeiten.
Wie DW&P Sie unterstützen kann
Disziplinarverfahren im Arbeitsrecht sind oft komplex – besonders dann, wenn das Verhalten eines Mitarbeiters am Ende zur Kündigung führen kann. Bei DW&P Dr. Werner & Partners beraten wir Arbeitgeber praxisnah zu allen Fragen rund um Mitarbeiterführung, die Einführung wirksamer Disziplinarverfahren sowie die Einhaltung des maltesischen Arbeitsrechts.
