Einleitung
In einer modernen Welt hat das Amt des Gesellschaftssekretärs keine eindeutige Bedeutung und umfasst eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Der Company Secretary, unabhängig von der letztgenannten Bezeichnung, kann nicht mit einem „Sekretär“ im herkömmlichen Sinne in Verbindung gebracht werden. Es besteht häufig der Irrglaube, dass die Rolle des Gesellschaftssekretärs rein administrativer Natur ist, d.h. er erstellt und verteilt die Unterlagen für die Verwaltungsratssitzungen und nimmt nur passiv daran teil, macht Notizen über den Verlauf der Sitzung und erstellt anschließend ein Protokoll. Heutzutage ist dies jedoch wahrscheinlich der kleinste Teil der Aufgaben eines Sekretärs.
Anstelle von reinen Bürotätigkeiten ist das Amt des Gesellschaftssekretärs von entscheidender – und immer noch zunehmender – Bedeutung für eine wirksame Unternehmensführung und muss vielmehr als der Verwaltungsbeamte des Unternehmens bezeichnet werden, der nach maltesischem Recht zur Ausübung bestimmter Funktionen und Verantwortlichkeiten befugt ist.
Im ersten Abschnitt des Artikels soll die Rolle des Company Secretary mit seiner Bedeutung und dem gewünschten Kandidatenprofil für diese Position vorstellen. Im zweiten Teil werden die Zuständigkeiten und täglichen Aufgaben des Gesellschaftssekretärs näher erläutert.
Im Jahr 1996 wurde zum ersten Mal im maltesischen Recht die Verpflichtung für jedes Unternehmen, ob öffentlich oder privat, einen Company Secretary zu ernennen, in den Companies Act aufgenommen. Gemäß Artikel 138 Abschnitt (3) des Gesetzes: Es ist die Pflicht der Direktoren der Gesellschaft, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass der Gesellschaftssekretär eine Person ist, die ihrer Meinung nach über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen verfügt, um die Aufgaben des Gesellschaftssekretärs zu erfüllen.
Die vorgenannte Anforderung bedeutete strengere und umfangreichere Einreichungspflichten für bestehende und neu gegründete Unternehmen. Dies führte auch zu einer langen Liste von Pflichten, die dem Gesellschaftsverwalter auferlegt wurden und bei deren Nichteinhaltung Sanktionen drohen. Gleichzeitig wird ein hohes Maß an Professionalität bei der Erbringung von Sekretariatsdiensten für Unternehmen angestrebt.
Das Profil
Der Companies Act verlangt von einem Gesellschaftssekretär keine akademische oder berufliche Qualifikation. Dennoch ist es schwer vorstellbar, dass die Unterzeichner der Gründungsurkunde und der Satzung – im Falle der ersten Ernennung eines Gesellschaftssekretärs – und die Direktoren in allen anderen Fällen – eine zufällige Person für diese Position ausgewählt haben. Die vorgeschlagene Person muss zweifellos über ein ausreichendes Verständnis der Grundsätze des Gesellschaftsrechts und der Verwaltung verfügen.
Insbesondere sollte der Kandidat die Art und den Inhalt der Satzung der Gesellschaft, die Aufteilung der Befugnisse zwischen der Hauptversammlung und dem Verwaltungsrat, den Begriff der Aktien und der Aktienübertragung, die verschiedenen Arten von Versammlungen und Beschlüssen sowie die Rolle des Vorsitzenden, der Geschäftsführer, der Exekutivdirektoren und anderer Personen innerhalb der Gesellschaft kennen. Vor allem aber muss er die verschiedenen Aufgaben beherrschen, die ihm nach dem Companies Act obliegen.
Aus praktischer Sicht muss der Gesellschaftssekretär auch verstehen, wie die Unternehmen funktionieren und verwaltet werden. Dies steht in unmittelbarem Zusammenhang mit einer persönlichen Berufserfahrung, die dem Umfang der Unternehmenstätigkeit angemessen sein sollte.
Das Gesellschaftsgesetz enthält darüber hinaus einige Ausschlusskriterien für die Aufnahme und Ausübung des Amtes eines Gesellschaftssekretärs (…) Eine Person ist für die Ernennung zum Direktor einer Gesellschaft oder zum Gesellschaftssekretär nicht geeignet, wenn:
- Sie ist entmündigt oder geschäftsunfähig oder ein nicht entlasteter Konkursverwalter;
- er wegen eines Verbrechens, das das öffentliche Vertrauen beeinträchtigt, oder wegen Diebstahls oder Betrugs oder wegen wissentlicher Annahme von durch Diebstahl oder Betrug erlangtem Vermögen verurteilt worden ist;
- Er ist ein Minderjähriger, der nicht für den Handel emanzipiert wurde;
oder
- gegen ihn ein Berufsverbot verhängt wurde (…)“
Der Companies Act legt auch fest, dass ein alleiniger Geschäftsführer nicht gleichzeitig Gesellschaftssekretär sein kann.
Es ist auch erwähnenswert, dass nach dem Companies Act mehr als ein Gesellschaftsverwalter bestellt werden kann. Diese Lösung erweist sich jedoch nur in Ausnahmefällen als nützlich. Wenn mehr als eine Person das Amt des Gesellschaftssekretärs innehat, haftet jeder von ihnen unabhängig, ungeachtet der von den Direktoren intern vorgenommenen Aufgabenteilung.
Rollen und die täglichen Aufgaben des Company Sekretärs
Wie in Teil I des Artikels erwähnt, sollte das Amt des Gesellschaftssekretärs als der Verwaltungsbeamte des Unternehmens beschrieben werden, der nach maltesischem Recht zur Ausübung bestimmter Funktionen und Verantwortlichkeiten befugt ist. In diesem Teil II sollen die Rolle und die täglichen Aufgaben des Sekretärs näher beleuchtet werden, die sich in diesem Beitrag auf die erste Kategorie beziehen.
Der Gesellschaftssekretär kann als zentrale Anlaufstelle für die Schaffung von Ordnung in den Angelegenheiten eines Unternehmens dienen. Seine Aufgaben können grob in drei Hauptgruppen eingeteilt werden:
- Funktionen und Verantwortlichkeiten, die sich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben;
- Funktionen und Aufgaben im Zusammenhang mit Vorstands- und Hauptversammlungen;
- Sonstige Funktionen und Aufgaben.
Um einen Mehrwert für den Verwaltungsrat des Unternehmens, für das sie arbeiten, zu schaffen, sollten Unternehmenssekretäre auch als Berater des Verwaltungsrats, als Fachleute für die Unternehmensführung und als Kommunikatoren für den Verwaltungsrat nach innen und außen fungieren.
Rechtliche Funktionen und Verantwortlichkeiten des Unternehemssekretär
Der Companies Act („der Act“) erlegt dem Company Secretary zahlreiche Pflichten auf. Die überwiegende Mehrheit davon ist meist verwaltungstechnischer Natur und bezieht sich auf die Führung von Registern und die Einreichung von Berichten und anderen Unterlagen beim maltesischen Unternehmensregister („MBR“ und „Registrator“).
Es gibt Fälle, in denen das Gesetz den Gesellschaftssekretär zusammen mit anderen Amtsträgern ausdrücklich als verantwortlich für bestimmte Funktionen benennt. Es gibt aber auch Fälle, in denen das Gesetz der Gesellschaft Pflichten auferlegt, ohne auf den Gesellschaftssekretär oder andere Amtsträger im Besonderen zu verweisen.
Gemäß Artikel 150 des Gesetzes: Alles, was von einer Gesellschaft gemäß einer Bestimmung dieses Gesetzes zu tun ist, gilt auch als von den leitenden Angestellten der Gesellschaft zu tun. Zu den leitenden Angestellten gehört zweifelsohne auch der Sekretär der Gesellschaft.
Dies kann jedoch nicht so verstanden werden, als ob alle gesetzlichen Pflichten des Unternehmens auch dem Gesellschaftssekretär auferlegt würden. Es sind die Direktoren, die mit der Ausübung der Leitungsbefugnisse betraut sind, und es ist eine interne Angelegenheit zwischen den leitenden Angestellten (insbesondere zwischen den Direktoren und dem Sekretär der Gesellschaft), wie die Aufgaben zugewiesen und aufgeteilt werden.
Die satzungsgemäßen Funktionen und Verantwortlichkeiten des Gesellschaftssekretärs lassen sich wie folgt einteilen:
- Führen der gesetzlich vorgeschriebenen Register und Protokollbücher
Das Unternehmensgesetz schreibt vor, dass jedes Unternehmen ein Register seiner Mitglieder führt und darin eine bestimmte Anzahl von persönlichen Daten der Beteiligten einträgt.
Ein weiteres vorgeschriebenes Unternehmensregister ist das Register der Schuldverschreibungen. Abgesehen davon ist ein Unternehmen auch verpflichtet, Protokolle von Vorstands- und Hauptversammlungen zu führen und zu diesem Zweck Protokollbücher anzulegen. Die erläuterten Aufgaben gehören praktisch zu den Pflichten eines jeden Unternehmenssekretärs. Der Gesellschaftssekretär muss jede Änderung bei den eingetragenen Aktieninhabern vermerken, um die Register auf dem neuesten Stand zu halten.
Mit den Companies Act (Register of Beneficial Owners) Regulations (L.N. 374 of 2017, geändert durch L.N. 184/2018) wurde eine weitere Verpflichtung für jedes Unternehmen eingeführt, bei der Registrierung eine Erklärung abzugeben, die Informationen über alle wirtschaftlichen Eigentümer des Unternehmens enthält. In der Praxis wurde es zur entscheidenden Aufgabe des Sekretärs der Gesellschaft, die Daten in einem Register der wirtschaftlichen Eigentümer zu beschaffen und jederzeit angemessen, korrekt und auf dem neuesten Stand zu halten.
Da die vorgenannten Verpflichtungen in Bezug auf die Führung von Aufzeichnungen und das Register der wirtschaftlichen Eigentümer der Gesellschaft selbst auferlegt werden, liegt die Verantwortung für die Einhaltung dieser Verpflichtungen letztlich bei ihren leitenden Angestellten – einschließlich des Sekretärs der Gesellschaft.
- Erstellung und Einreichung von Erklärungen und Dokumenten
Das Gesellschaftsgesetz schreibt eine Reihe von Erklärungen und anderen Dokumenten vor, die vorbereitet und beim maltesischen Unternehmensregister eingereicht werden müssen. Diese Aufgaben werden in der Regel an den Gesellschaftssekretär delegiert, der in dieser Hinsicht mit dem Register in Verbindung steht. Dadurch wird seine Verantwortung sicherlich noch größer.
Die häufigsten Eingaben an das MBR, die von den Gesellschaftssekretären gemacht werden, sind insbesondere:
- Mitteilungen über die Übertragung oder Weitergabe von Aktien
- Mitteilungen über die Änderung des wirtschaftlichen Eigentums
- Änderungen des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung
- Änderungen bei den leitenden Angestellten und vertretungsbefugten Personen
- Ernennung und Abberufung des Wirtschaftsprüfers
- Jahresbericht
- Bekanntmachung der Auflösung
- Beglaubigung von Dokumenten
Der Companies Act ermächtigt die Direktoren und andere bevollmächtigte Amtsträger, aber auch den Gesellschaftssekretär, ein Dokument oder ein Verfahren zu unterzeichnen, das der Beglaubigung durch eine Gesellschaft bedarf. Das Gesetz schreibt außerdem vor, dass alle dem Registerbeamten vorgelegten Dokumente auf diese Weise beglaubigt werden müssen.
- Ausgabe von Aktienzertifikaten
Jede Gesellschaft ist verpflichtet, innerhalb von zwei Monaten nach der Zuteilung ihrer Aktien oder Schuldverschreibungen und innerhalb von zwei Monaten nach dem Tag, an dem eine Übertragung solcher Aktien oder Schuldverschreibungen bei der Gesellschaft eingetragen wird, und innerhalb eines Monats nach dem Tag, an dem solche Aktien oder Schuldverschreibungen, die Causa mortis übertragen wurden, auf den Namen der Person eingetragen wurden, die berechtigt ist, als deren Inhaber eingetragen zu werden die Zertifikate aller Aktien, Schuldverschreibungen oder Schuldtitel, die zugeteilt, übertragen oder causa mortis weitergegeben wurden, an die dazu berechtigten Personen aushändigen, sofern die Emissionsbedingungen der Aktien oder Schuldtitel nichts anderes vorsehen. (Artikel 120(1) des Companies Act.)
In der Praxis ist es der Gesellschaftssekretär, der die Aktienzertifikate vorbereitet und den Prozess der Unterzeichnung und Aushändigung koordiniert, aber oft auch die Dokumente aufbewahrt.
- Unterstützung bei den Inspektionen
Unter bestimmten, im Gesetz festgelegten Bedingungen kann der Registrator einen oder mehrere Inspektoren ernennen, um die Angelegenheiten eines Unternehmens zu untersuchen und darüber zu berichten. Und es wird die Pflicht aller Amtsträger, einschließlich des Gesellschaftssekretärs, der Gesellschaft:
- den Inspektoren alle Konten, Buchhaltungsunterlagen und Dokumente, die sich auf die Gesellschaft beziehen, vorzulegen;
- vor den Inspektoren zu erscheinen, wenn sie dazu aufgefordert werden, und
- den Inspektoren im Zusammenhang mit der Untersuchung jede Unterstützung zu gewähren, die sie nach vernünftigem Ermessen leisten können.
Jeder Beamte, der sich weigert, ein Buch oder ein Dokument vorzulegen, zu dessen Vorlage er verpflichtet ist, oder der sich weigert, eine Frage zu beantworten, die ihm in Bezug auf die Angelegenheiten der Gesellschaft gestellt wird, macht sich einer Straftat schuldig.
Der Registerführer selbst hat nach dem Gesellschaftsgesetz bestimmte Befugnisse und Pflichten in Bezug auf die Untersuchung der Angelegenheiten einer Gesellschaft. In diesem Zusammenhang kann das maltesische Unternehmensregister eine Reihe von Personen, einschließlich des Gesellschaftssekretärs, auffordern, verschiedene Dokumente vorzulegen und Erklärungen zu diesen abzugeben.
Diese Verantwortung des Gesellschaftssekretärs als einer der leitenden Angestellten wird durch eine Reihe von Strafen für Vergehen wie die Nichtvorlage von Informationen, die Vernichtung, Veränderung, Verstümmelung oder Fälschung von Dokumenten, die Erteilung von Informationen, Erklärungen oder Angaben, die in einem wesentlichen Punkt falsch sind, und die Behinderung des Rechts auf Durchsuchung unterstützt.
Fortsetzung folgt.
Disclaimer: Der oben genannte Artikel basiert lediglich auf unabhängigen Recherchen von Dr. Werner und Partner und kann keine Rechtsberatung darstellen. Wenn Sie sich mit einem unserer Vertreter treffen möchten, um weitere Informationen zu erhalten, vereinbaren Sie bitte einen Termin mit uns.
