In het huidige dynamische bedrijfslandschap, waar efficiëntie en nauwkeurigheid de sleutel tot succes zijn, vormt de salarisadministratie een cruciale functie voor elk bedrijf. Naleving van de Maltese wetgeving zorgt voor een soepele bedrijfsvoering en voorkomt mogelijke juridische problemen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aspecten van de salarisadministratie en de vereiste registraties in Malta.
Registratie bij de bevoegde autoriteiten
Voordat bedrijven in Malta kunnen beginnen met de loon- en salarisadministratie, moeten ze zich registreren bij de relevante autoriteiten, waaronder het Inland Revenue Department (IRD) en het JobsPlus Department (Malta’s publieke arbeidsbureau). Door de registratie bij het IRD ontvangt een bedrijf een uniek persoonlijk werkgeversnummer (PE). De registraties zorgen ervoor dat het bedrijf als werkgever erkend wordt en binnen het wettelijke kader kan werken.
Registratie/Afmelding van werknemers
Bij het aannemen van nieuwe medewerkers moet absoluut worden gezorgd dat zij naar behoren bij de bevoegde autoriteiten zijn geregistreerd. JobsPlus maakt online registratie rechtstreeks via het bedrijfsportaal mogelijk, terwijl het IRD via e-mail wordt geïnformeerd en een ingevuld FS4-rapport verstuurt (het rapport bevat de persoonlijke gegevens van de werknemer, alsook de TIN (belastingidentificatienummer) en het socialezekerheidsnummer). Elke persoon die in Malta een eerste dienstbetrekking aanvaardt, is verplicht om een persoonlijke TIN en een socialezekerheidsnummer te verkrijgen. Evenzo moeten medewerkers die het bedrijf verlaten, worden afgemeld. Dit zorgt voor nauwkeurige registraties en naleving van de meldingsvoorschriften.
Fiscale vereisten
Malta heeft een progressief belastingstelsel, wat betekent dat het belastingtarief toeneemt naarmate het inkomen van een persoon stijgt. Het inkomen van werknemers wordt ingedeeld in verschillende belastingschijven, waarvoor een overeenkomstig belastingtarief geldt. De belastingschijven kunnen van jaar tot jaar veranderen als gevolg van het regeringsbeleid. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het correct inhouden van de inkomstenbelasting op de salarissen van hun werknemers en het maandelijks namens hen overmaken van deze belasting aan de Maltese belastingautoriteiten.
Bijdragen aan de sociale zekerheid
Volgens de Maltese wet zijn werkgevers en werknemers verplicht om bijdragen te leveren aan de sociale zekerheid. Met deze bijdragen worden verschillende sociale uitkeringen gefinancierd, waaronder gezondheidszorg, ziektegeld, uitkeringen bij verwondingen, pensioenen, enzovoort. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van het werknemersdeel van de lonen en voor het afdragen van zowel de werkgevers- als werknemersbijdragen aan de autoriteiten.
Maandelijkse/jaarlijkse salarisadministratie en rapporten
De maandelijkse salarisadministratie omvat het opstellen van gedetailleerde rapporten waarin de inkomsten, aftrekposten en bijdragen van elke werknemer worden opgesomd. Deze documentatie is essentieel voor het handhaven van transparantie en het aantonen van naleving van de regelgeving. De loonstrook – een overzicht van het maandelijkse inkomen – moet regelmatig aan elke werknemer worden verstrekt, en de bijdragen/belastingbetalingen worden elke maand in de vorm van FS5-rapporten aan het IRD overgemaakt. Jaarlijkse rapporten met een samenvatting van de jaarinkomsten, belastingbijdragen en socialezekerheidsbijdragen. FSS-indiening: Het FS7-rapport is de jaarlijkse verzoeningsverklaring van de betaler (werkgever), een afstemming tussen de totale bedragen van alle FS3-rapporten (inkomensverklaring van de werknemer) en de betreffende betalingen (FS5). Dit zorgt voor een voortdurende naleving van de regelgeving en transparantie.
Regelingen voor loonregulering
Een Wage Regulation Order is een secundaire wetgeving die van kracht blijft onder de Employment and Industrial Relations Act en bepaalde arbeidsvoorwaarden voor werknemers in een specifieke sector van de industrie regelt. De voorwaarden die in deze orders worden vastgesteld, omvatten maximale werkuren, minimumlonen, overurentarieven, ziekteverlof, bijzonder verlof, enz. Het opstellen van deugdelijke arbeidscontracten, waarin de arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd, is cruciaal. Evenzo beschermt de naleving van de wettelijke procedures bij het ontslag van werknemers de rechten van beide partijen.
Het niet naleven van arbeidswetten kan leiden tot financiële boetes en zelfs tot juridische gevolgen.
Conclusie
Van de registratie bij de autoriteiten tot aan nauwkeurige berekeningen en het naleven van werkuren – elke stap draagt bij aan de eerlijke behandeling van werknemers en de duurzaamheid van bedrijven. De financiële en reputatieschade als gevolg van niet-naleving benadrukt hoe belangrijk het is om prioriteit te geven aan de naleving van arbeidswetten. De voortdurend evoluerende loon- en salarisregelingen in Malta onderstrepen het belang van het up-to-date blijven met veranderingen om een soepele bedrijfsvoering en naleving van de wetgeving te garanderen. Een efficiënte loon- en salarisadministratie is de sleutel tot het succes van een bedrijf, of het nu intern wordt beheerd of uitbesteed aan professionals.
Disclaimer: Het bovenstaande artikel is uitsluitend gebaseerd op onafhankelijk onderzoek door Dr. Werner en Partner en kan niet worden beschouwd als juridisch advies. Als u een ontmoeting wilt regelen met een van onze vertegenwoordigers om meer informatie te krijgen, maak dan alstublieft een afspraak met ons.
